How to write a business letter in Russian

Do you work in Russia or prepare to come here for work? Maybe there are Russian people among your colleagues and partners? Or you just live in Russia and want to complain about bank officers... Well, there are a lot of situations, when you need to write a business letter in Russian. So how to do it correctly?

The structure and composition of a business letter

I suppose, the struсture and composition of a business letter are more or less similar in all countries. It necessarilly has the addressement («Уважаемый, Михаил Петрович!» - Dear Mikhail Petrovich,), body text, polite phrase in the end of a letter («С уважением» - Respectfully yours) and signature of the author. If its not an e-mail, but just a letter on sheet of paper, it would have the following:

• company's name, where an author works; its contacts and trademark;
• company's name, where an addressee works; its contacts; the post, surname and initials of an addressee;
• date when the letter was written (important: in the beginning we write number, then month and then year in the Russian language);
• signiture of an author and company stamp;
• there can be other reference details (resolution, emblem, mark of privacy etc.).

But where should each reference detail be? It is documented in the special government standard (fr om 1 july 2018 – new government standard). I have also described the basic structure of a business letter (only main reference details) in my blog.

I'm sure, you know what to write in the body text without me. But the correct way to write it in Russian will be our next step to discuss!

Phrases-cliches in business letters

The language of a business letter is always very standardized and the Russian language is no exception. It's enough to learn main cliches, learn how to complement them with proper words - and you'll become the master of business correspondence!

Pay attention that a letter should be written:
а) on behalf of a company:
Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. (The company N reports, expresses gratitude, invites etc) – the most formal option.

б) on behalf of all employees (мы - we): Сообщаем, благодарим, приглашаем - We report, express gratitude, invite.

в) on our own behalf:
От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю - On behalf of the company I report, express gratitude, invite – the least formal option.

Now let's see what cliches are accepted in business correspondence in the Russian language.

Greeting

1. Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! (Dear Mr. Ivanov! Dear Ms/Mrs Ivanova!) - the most formal option (in this way you'll adress only big boss or...a minister)
2. Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! (Dear Mikhail Petrovich! / Dear Mariya Petrovna!) - it's also very formal style. We most often write exactly this way in business letters. «Уважаемые господа!» (Dear gentelmen!) - if we don't know the name of adressee.
3. It is acceptable to write less formal options in e-mails: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!» (Hello, Mikhail Petrovich! Good afternoon, Mikhail Petrovich! Hello, Mikhail!). Most depends on your awareness of a person's name and post. If you don't know what option to prefer - just copy his adressement. But it's better to write «Уважаемый, ...» (Dear...) to the person who is older than you or have precedence of you.

Polite phrase in the end

• The most common and sure option – «С уважением, ...» (Respectfully yours).
• If you write to your partners, you can use the phrases: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество», «С надеждой на дальнейшее сотрудничество» (Looking forward to a further cooperation). The cooperation can be also "взаимовыгодное" and "плодотворное" (fruitfull).
• You can write something creative to the people who you know well enough in your e-mail (sure, if it's not a serious formal letter).

References to the previous contacts

• Согласно + чему? (according to + what?): «согласно телефонному разговору» - according to the phone conversation, «согласно нашим предыдущим договорённостям» - according to our previous agreements, «согласно закону…» - pursuant to law....
• В соответствии с + чем? (the same translation): «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
• В ответ на + что? (in responding to) : «В ответ на Ваше письмо» - In responding to your letter, «в ответ на Вашу просьбу» - in responding to your request, «в ответ на Ваше обращение» - in responding to your appeal etc.

Cause

• В связи с + чем? (ростом цен на бензин) - following + what? (fuel price hikes).
• По причине + чего? (роста цен на бензин) - on grounds of + what?(fuel price hikes).
• Ввиду + чего? (роста цен на бензин) - considering + what? (fuel price hikes).
• В результате + чего? (роста цен на бензин) - resulting from + what? (fuel price hikes).
• Вследствие + чего? (роста цен на бензин) - arising from + what? (fuel price hikes).

Request

• Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение) - We ask you + to do what? (to send a business proposal), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение) - I ask you + to do what? (to send a business proposal).
• Будем признательны / Будем благодарны (We will appreciate / I will appreciate): «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…» (I will appriciate, if you provide us with samples), «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия» (We will appreciate your assistance in the organization of this event).
• Less formal options: «Не могли бы Вы + что сделать? - Could you, please, - to do what? (to send a business proposal?)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? - Could you be so kind + to do what? (to send us a business proposal)».

Intension

• «Рады пригласить Вас…» - We are pleased to invite you..., «Компания N. рада сообщить Вам…» - The company N is pleased to inform you...
• «Сообщаем Вам, что …» - Please, be advised that..., «Информируем Вас о том, что…» - We would like to inform you that..., «Компания N. информирует вас о том, что…» - The company N informs you that..., «От лица компании, сообщаю ….» - On behalf of the company I advise you...
• «Напоминаем о том, что … » - We recall that..., «Компания N. напоминает Вам о том, что … » - The company N recalls you that...
• «Направляем Вам + что? (коммерческое предложение)» - Please find enclosed + what? (a business proposal), «Высылаем + что? (новые каталоги)» - We send you + what? (new catalogs).
• Готовы/Согласны + что сделать? - We are willing + to do what?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)» - We are willing to offer you + what? (cooperation), «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)» - We are ready to provide you + with what? (information about the product) , «Компания N. согласна предложить Вам…» - The company N is willing to offer you... etc.

Gratitude

«Благодарим Вас за...» - Let us express sincere gratitude for..., «компания N. благодарит Вас за...» - the company N expresses you its gratitude for..., «выражаем Вам благодарность за …» - we express you our gratitude for..., «от лица компании, выражаю Вам благодарность за...» + что? (помощь в организации выставки) - on behalf of the company I express you our gratitude for + what? (your assistance in the organization of the event).

Rejection

«Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)» - We have to refuse to + do what? (deliver the product), «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор) - We regret to inform you + about what? (that we have to terminate the agreement).

Wh ere else can you find the information about business correspondence in Russian?

1. Письмовник Письмовник "Грамоты.ру" - recommendation on the writing letters, including business ones.
2. The standards on the execution of documents: until 1 july 2018, from 1 july 2018.
3. There are a lot of examples of business letters on the Internet, just search for them.
4. I write the column on business letters in my blog.